Эффективная подготовка документов для участия в тендере: советы и список

Тендер — один из эффективных инструментов для закупок, с помощью которого фирмы получают крупные заказы и постоянных клиентов для долгосрочной работы. Он выгоден каждому участнику сделки: и поставщику, и заказчику. Объясняем, какие документы нужны для участия в тендере, как организовать их подготовку и какие законы регулируют закупки.

К формату прибегают крупные учреждения и компании, которым необходимо приобрести продукцию/услуги на значительную сумму. Заказчик, нуждающийся в сервисе или товаре, объявляет об этом, а потенциальные исполнители предлагают свои варианты и торгуются, то есть заявляют цену, по которой готовы выполнить заявку.

Основной свод правил, касающихся процедуры проведения тендеров, сформулирован в федеральных законах 44-ФЗ и 223-ФЗ.

• Первый включает более жесткие требования, применяется в области государственных закупок.
• Второй предоставляет больше свободы и преимущественно используется госкорпорациями. Коммерческие организации проводят тендеры в соответствии со своими правилами.

Участником может быть любое юридическое или физическое лицо, допущенное к организованным торгам. Требования к претендентам во многом зависят от особенностей конкурса.

В открытой процедуре могут участвовать любые предприятия, в том числе не имеющие опыта в закупках. Количество участников не ограничено.

На закрытый процесс новичкам попасть невозможно — список участников формирует организатор мероприятия, отправляя приглашения только определенным контрагентам. В процедуре участвуют крупные компании с надежной репутацией и высоким рейтингом.

Принято выделять следующие стороны:

• заказчик — инициатор закупки;
• исполнитель;
• организатор торгов.

Организаторами могут выступать государственные заказчики, коммерческие и иные структуры, имеющие полномочия на проведение тендеров.

Большая часть торгов проводится в удаленном формате, через электронную торговую площадку (ЭТП), на которой публикуются заказы. Она регламентирует порядок проведения коммерческого конкурса. Начало процедуры имеет строго определенное время, когда все участники вносят свои предложения.

Бумажный формат подачи тендерной документации используют редко, преимущественно в ситуациях, касающихся государственных тайн.

Принято выделять открытый и закрытый типы торгов. Разница между ними в том, что в первом случае все участники могут поторговаться, а во втором есть только одна возможность предложить лучшую цену.

Стандартная процедура торгов имеет несколько этапов:

1. отбор участников, по результатам которого определяются лучшие из них;
2. презентация проектов — руководители компаний представляют свои товары или услуги;
3. финальный отбор — на совещании тендерной комиссии выбирают исполнителя заказа;
4. объявление результатов — оповещение участников об итогах тендера.

Выигрывает тот, кто предлагает наиболее выгодную стоимость и условия. С ним заказчик заключает контракт.

Один из базовых пунктов, без которого невозможна победа потенциального участника, — правильно оформленная и вовремя собранная документация для участия в тендере. Состав пакета отличается в зависимости от характера процедуры и требований заказчика, но и здесь есть стандарты, на которые можно ориентироваться.

При подготовке документов к тендеру понадобится собрать следующий пакет:

• Заявка на участие в предстоящем конкурсе, заверенная подписью и печатью исполнительного органа.
• Выписка из ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц), полученная не ранее, чем за шесть месяцев до даты ее предоставления. Единого нормативного акта, устанавливающего период действия для всех случаев, не существует. Сроки могут отличаться в зависимости от типа и характера процедуры.
• Справка об отсутствии задолженностей по налогам и сборам. Получить ее можно лично в ИФНС или в электронной форме через сайт налоговой службы.
• Справка из банка, оказывающего услуги заявителю, подтверждающая платежеспособность компании.
• Заверенные копии устава, учредительной документации, бухгалтерской отчетности, свидетельства о регистрации юридического лица.
• Сведения о доходах и расходах за три последних отчетных периода.
• Документы, подтверждающие соответствие участника торгов заявленным требованиям со стороны организатора.
• Список лиц, уполномоченных действовать от имени заявителя, и подтверждающие это документы.

В некоторых случаях, когда тендер имеет сложный производственный характер, потребуется подкрепить его техническими бумагами в виде проектов, планов, схем и т. д. Иногда возникает необходимость в дополнительных документах для участия в тендере для ООО, может потребоваться декларация соответствия, лицензия, сертификаты или дипломы сотрудников.

• Прежде всего ознакомьтесь с условиями организатора и особенностями процедуры. Перечень тендерных документов может отличаться, поэтому всегда есть предварительная подготовка к процедуре. Чтобы не упустить выгодную сделку из-за невыполненных формальностей, заранее узнайте, какие документы необходимы в конкретном случае.
• Проверьте, нужно ли заверить дополнительные бумаги, нет ли в них ошибок, иначе вас могут не допустить к торгам.
• Тщательно проверяйте закупочную документацию заказчика на предмет ошибок. Это может быть показателем недобросовестного отношения или низкой квалификации сотрудника.
• Для участия в электронных торгах обязательно потребуется квалифицированная электронная подпись.
• В случае бумажного формата не забудьте сделать опись всех предоставленных документов, которые вы будете прикладывать к заявке.
• Сшейте бумаги с количеством листов больше двух — это поможет защититься от подмены.
• Тем, кто планирует участвовать в торгах на постоянной основе, советуем создать актуальный список документов, который упростит вам процесс их сбора. Храните все бумаги в быстром доступе.